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        教學(xué)檔案管理辦法

        教學(xué)檔案管理辦法

        教學(xué)檔案是在教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究和教學(xué)管理活動(dòng)中直接形成的具有重要保存和研究價(jià)值的紙質(zhì)、電子、實(shí)體以及聲像載體等材料。教學(xué)檔案真實(shí)記錄和反映了教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究和教學(xué)管理活動(dòng)的過程和成果,是衡量學(xué)院管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志,可為日后的教學(xué)工作提供重要的參考和歷史憑證,為日常教學(xué)、教學(xué)改革、教學(xué)建設(shè)與教學(xué)管理工作服務(wù)。為了完整地收集、整理、保存并有效利用教學(xué)檔案,充分發(fā)揮其在教學(xué)建設(shè)、教學(xué)改革和教學(xué)管理等各項(xiàng)工作中的作用,提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化,更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù),根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》和《衡陽技師學(xué)院檔案管理辦法》,特制定本辦法。

        一、基本原則

        1.凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像電子載體材料均屬教學(xué)檔案。

        2.教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分,納入教學(xué)管理制度,并納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任,作為考核教學(xué)管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。教學(xué)檔案管理要做到“四個(gè)同步”,即:下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步;檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)材料形成積累情況同步;評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步;考評教學(xué)管理與考評教學(xué)檔案管理工作同步。

        3.為保證教學(xué)檔案完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確,歸檔的教學(xué)材料必須遵循自然形成規(guī)律;必須具有參考價(jià)值和憑證作用。

        二、歸檔范圍

        1.文件類:包括上級(jí)部門下發(fā)的有關(guān)教學(xué)工作文件材料;學(xué)院及學(xué)院各部門頒發(fā)的有關(guān)教學(xué)工作文件材料;教務(wù)處制定下發(fā)的文件材料等。

        2.學(xué)籍類:包括各專業(yè)各年級(jí)學(xué)生名冊;學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的有關(guān)申請、批件、通知等原始材料(學(xué)生休學(xué)、停學(xué)、復(fù)學(xué)、調(diào)整專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等);畢業(yè)生學(xué)籍卡、畢業(yè)生成績單、學(xué)歷證書電子數(shù)據(jù)及審批表、畢業(yè)生補(bǔ)辦學(xué)歷證書申請及批件等。

        3.教學(xué)安排材料:包括校歷、每學(xué)年各專業(yè)實(shí)施性教學(xué)計(jì)劃、每學(xué)期教師教學(xué)任務(wù)安排表(或教學(xué)任務(wù)書)、各系(院)每學(xué)期總課程表、教學(xué)進(jìn)程表、考試及考查課程安排表、期中期終考試安排表、期中期終考試情況分析等。

        4.試卷、畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))及成績:包括學(xué)生原始成績單;優(yōu)秀、典型的畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))及評審意見;每學(xué)期所有考試課程試卷。

        5.專業(yè)建設(shè)類:包括專業(yè)設(shè)置一覽表,專業(yè)建設(shè)規(guī)劃,有關(guān)專業(yè)建設(shè)的調(diào)查、論證、申報(bào)、審批等原始資料,各專業(yè)人才培養(yǎng)方案、專業(yè)教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)(或?qū)I(yè)教學(xué)大綱)、課程標(biāo)準(zhǔn)、理論與實(shí)訓(xùn)課程教學(xué)計(jì)劃、考試大綱等。

        6.課程建設(shè)類:包括課程建設(shè)規(guī)劃、課程建設(shè)過程中形成的各類材料。

        7.技能競賽類:包括技能競賽方案(或安排)、比賽成績、競賽工作總結(jié)等。

        8.學(xué)生獎(jiǎng)懲材料:包括學(xué)生在各類教學(xué)活動(dòng)中的獎(jiǎng)懲材料。

        9.教研室活動(dòng)材料:包括教研室工作計(jì)劃、總結(jié),教研室活動(dòng)記錄,教學(xué)情況調(diào)查表等。

        10.教師工作量的統(tǒng)計(jì)材料:包括教師在各類教學(xué)活動(dòng)中教學(xué)工作量的記載。

        11.教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)方面的材料:包括教育見習(xí)、實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)的計(jì)劃、總結(jié),實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)講義、實(shí)習(xí)成績鑒定,有代表性的實(shí)習(xí)報(bào)告等。

        12.教學(xué)運(yùn)行及監(jiān)控材料:包括課程計(jì)劃調(diào)整的申請和批件;教學(xué)改革方案、總結(jié);教師調(diào)(停)課有關(guān)申請和批件;學(xué)生緩考(免修)有關(guān)申請和批件;學(xué)生每周教學(xué)反饋意見摘要;學(xué)生及教師座談會(huì)紀(jì)要(記錄);有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及教務(wù)處、督導(dǎo)考評處日常教學(xué)督導(dǎo)檢查意見記錄及匯總材料等。

        13.教學(xué)評價(jià)材料:包括課程教學(xué)評估結(jié)果;各類教學(xué)評獎(jiǎng)材料和評獎(jiǎng)結(jié)果等。

        14.教師培訓(xùn)材料:包括師資培訓(xùn)的計(jì)劃、考核和總結(jié);出國進(jìn)修等文件材料;教師個(gè)人參加中長期進(jìn)修、實(shí)踐鍛煉、學(xué)術(shù)交流、提高學(xué)歷等的申請材料,相關(guān)附件、批件,總結(jié)匯報(bào)材料、評價(jià)意見等。

        15.教師隊(duì)伍建設(shè)材料:包括專兼職教師基本情況一覽表;教師隊(duì)伍職稱結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)表;骨干教師和專業(yè)帶頭人選拔、培養(yǎng)、考核材料,有關(guān)業(yè)務(wù)、業(yè)績復(fù)印材料;研究生委培材料(委培合同、公證書等)。

        16.實(shí)訓(xùn)室建設(shè)材料:包括實(shí)訓(xùn)室(實(shí)訓(xùn)工廠)基本情況一覽表;實(shí)訓(xùn)室(實(shí)訓(xùn)工廠)建設(shè)論證原始資料、報(bào)告、審批資料;實(shí)訓(xùn)設(shè)備購置的申報(bào)、論證、審批、招標(biāo)資料;學(xué)校重點(diǎn)實(shí)訓(xùn)室(實(shí)訓(xùn)工廠)、技師工作室建設(shè)材料。

        17.實(shí)訓(xùn)資產(chǎn)材料:包括實(shí)訓(xùn)室(實(shí)訓(xùn)工廠)、技師工作室資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表,實(shí)訓(xùn)室、技師工作室固定資產(chǎn)帳、卡、物計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)資料庫;大型及先進(jìn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備相關(guān)說明書、維修保修卡、驅(qū)動(dòng)程序等相關(guān)資料。

        18.實(shí)踐教學(xué)管理材料:包括教學(xué)實(shí)習(xí)(見習(xí))情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表;實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目開出情況報(bào)表;實(shí)訓(xùn)設(shè)備利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表;實(shí)訓(xùn)基地利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

        19.教材建設(shè)材料:包括本校教師自編、協(xié)編、統(tǒng)編教材,實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、習(xí)題集等申報(bào)立項(xiàng)書、批件;本校教師編寫(包括參編)教材情況一覽表,各專業(yè)使用教材統(tǒng)計(jì)表,特色教材一覽表。

        20.學(xué)術(shù)活動(dòng)材料:包括學(xué)術(shù)活動(dòng)安排、內(nèi)容等。

        21.綜合類:包括教務(wù)處印發(fā)的教學(xué)簡報(bào)、通報(bào)、通知;教務(wù)處及各系部上交的教學(xué)工作計(jì)劃(規(guī)劃)、工作總結(jié)(匯報(bào))、調(diào)研報(bào)告;教務(wù)處會(huì)議記錄;各系部定期移交的有關(guān)教學(xué)檔案材料;教務(wù)處及其科室部門職責(zé)、崗位責(zé)任制、機(jī)構(gòu)沿革材料。

        22.其他教學(xué)材料:包括教學(xué)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各類材料。

        三、歸檔要求

        1.建立和健全有關(guān)管理制度,把教學(xué)檔案歸檔全面納入教學(xué)管理之中,并監(jiān)督執(zhí)行。同時(shí)加強(qiáng)與學(xué)院檔案管理部門聯(lián)系,共同做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作,保證教學(xué)檔案質(zhì)量。

        2.各教學(xué)部門建立和完善檔案工作制度,將檔案工作納入教學(xué)活動(dòng)及相關(guān)管理人員的職責(zé)范圍,做好平時(shí)歸檔工作,做到每項(xiàng)重要的教學(xué)活動(dòng)都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

        3.各系部明確一名工作人員擔(dān)任兼職檔案員,具體負(fù)責(zé)組織教學(xué)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、移交工作。

        4.各系部按要求,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)匯總有關(guān)教學(xué)檔案材料,在次年三月底前完成上一年度教學(xué)檔案的歸檔工作。

        5.歸檔的文件材料按年度和類別組卷,并按要求排序,在文件的右上角逐張編頁號(hào),填寫卷內(nèi)目錄及備考表,草擬卷宗標(biāo)題。填寫時(shí)用藍(lán)黑、碳素墨水書寫,字跡清晰工整,禁止用圓珠筆、鉛筆、水彩筆等書寫。

        6.對經(jīng)過鑒定,超過保管期限需要銷毀的檔案,應(yīng)填寫檔案銷毀清冊,報(bào)學(xué)院檔案管理部門審批。銷毀檔案,實(shí)行監(jiān)銷制度。

        四、教學(xué)檔案的開發(fā)、利用、保密工作

        1.根據(jù)檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行管理和利用。編制多種檢索工具,主動(dòng)、快捷、準(zhǔn)確地提供利用,實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化,為學(xué)校和社會(huì)的教育事業(yè)服務(wù)。

        2.教學(xué)檔案的利用者對所借閱的檔案負(fù)保密責(zé)任,不得自行轉(zhuǎn)借、損毀、抽取、拆卷、涂改、偽造,不得丟失。

        五、附則

        本辦法由教務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。

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